一、客户简介：
    建基公司承袭宏基其优良开放的企业文化，于1996 年 12月成立，经营业务主要为计算机主机板、光电、网络多媒体、机壳准系统等产品的设计、制造及销售业务，产品主要供应于强调弹性与速度的计算机零组件市场。1998 年荣获台湾天下杂志制造业成长最快第一名，1999 年营业额达 118 亿，2000 年营业额达 168 亿，成为台湾制造业前 100 大企业。
二、系统实施目的
    在一片企业信息化的浪潮中，加速企业内部信息传递已成为公司获得竞争优势的重要关键，因为，流程电子化能够有效提升企业内部核心关键流程的效率，以及有效缩短信息传递所需的时间。有鉴于此，建基于1999年引进神州数码工作流电子流程管理系统，希望能藉此大幅提升企业的流程运作效率，并以
群组软件的协同整合特性，成功地与企业内的ERP系统 ─ Baan作一有效的集成。到2000年2月，建基电脑成功上线实施了15张电子表单：
    加班申请单、杂项用品申请单、名片申请单、公务车申请单、工作联络单、教育训练举办申请单、教育训练报名表、教育训练心得评量、教育训练请假单、ITD Change Request、龙潭用餐统计单、交通派车单、请假单、e-Account以及料号申请单。

三、系统实施关键困难因素
    系统实施虽然是趋势及政策使然，纵然公司也做了完善的准备来降低可能发生的风险，但还是面临了不少的冲击，这些冲击可归纳为以下几项：
    1. 人为因素：在改变工作习惯时，难免容易造成员工的反弹与抵触，但是经过充分的沟通与说明之后，让员工更加了解信息化带来的便利与利益，降低了系统导入的抵触。
    2. 环境因素：15张电子表单的开发使IT人员在表单撰写时多花了一些额外的时间，但是电子表单的功能实现让管理者以及使用人员更方便管理及使用，进而减少工作流程上重复工作的时间。
    3. 制度变更：由于年度间的政策不一造成数据汇入及计算问题，幸好神州数码工作流电子表单具有修改灵活性可以解决此问题。

四、系统实施关键成功因素
    系统能否成功的上线意味着系统存在的价值。如果企业采购一套系统，却不能发挥其功能与效益，对企业而言无非是资源的浪费。神州数码工作流在建基成功上线的因素有以下几点：
    1. 企业主管支持：建基黄经理鼎力支持内部人员进行部门间的沟通，使系统在上线前有完整的讨论及全面的测试，以利上线成功。
    2. 教育训练成功：建基对于内部员工举办多场教育训练，达到完善的内部教育训练，降低使用者对系统的排斥与抵触，进而使系统实施过程较无阻力。
    3. 服务系统完善：神州数码秉持着服务客户的一贯态度，当客户需要支持与协助时，不论是在线服务或是到场协助，都能在最短的时间给予最大的帮助。
    4. 系统客制化灵活性：系统的客制化灵活性让企业可以依据流程特性进行客制化修改，不会受限于系统架构而无法发挥系统效能。

五、系统效益分析
    建基黄钦锋经理表示：导入神州数码工作流的效益及影响如下：
    建基AOpen 于去年九月中旬陆续导入了15张行政类电子表单，导入后对于公司的影响自然不在话下，以使用量最大的“加班单”、“ 请假单”及“料号申请单”来说，其每月的平均笔数分别为 4500、 800、450 笔。以公司层面来说，光是纸质操作就省掉了一笔可观的成本，尤其AOpen 的使用者是跨台北、龙潭两地，以往文件的传递必须依赖台北、龙潭两地交通车来回传送，现在使用了神州数码工作流电子表单，审核流程不再受地域空间的限制，加速两地信息的流通，主管们可于最短的时间内得到信息。就以<料号申请单>为例，以往须靠交通车将文件送至龙潭，时间上可能已经过了一天或两天了，但使用了神州数码工作流电子表单，于龙潭的采购员将可在极短的时间内得知台北的需求，立刻进行采购作业。
    以使用者层面来说，无须再像以前使用纸质操作，只须打开神州数码工作流直接在计算机上选择输入数据，不仅操作方便也增加了数据的正确性。另外我们也建立了在线查询功能，使用者或部门主管想得知目前请假或加班的情形，皆可上神州数码工作流电子表单进行查询，不须再向行政人员要求此类资料，比从前的人工操作更方便更省时也更精确。
    以表单承办人来说，表单承办人可说是最大的受益者，因为电子表单大大的缩短了每月结算时的作业时间，如加班单，以往每月中旬须花上二、三天才能将该月的加班数据统计结算后转入薪资系统，现在，AOpen 的薪资系统与神州数码工作流电子表单集成在一起，所有作业都由系统自动进行，承办人只要负责每月跟催审核中的表单即可。作业时间由原来的二、三天变成了一小时，大大降低了承办人的负担。
    以系统层面来说，藉由神州数码工作流所提供的系统管理功能，ITD 人员可随时监控每张表单的内容及流程，在最短的时间内帮使用者解决问题。神州数码工作流更提供了跨系统的数据更新方案，使用者在电子表单上的输入数据皆可于审核同意后直接更新到 ERP 系统（如料号申请单）或人事系统，无须再进入ERP 系统或其它系统中重复输入。真正的降低作业时间，也增加了数据的正确性。

六、总 结
    藉由建基Aopen的电子流程管理的成功案例，可以清楚的了解企业将营运流程电子化之后，“运筹帷幄于企业总部”的美丽愿景可以实现。神州数码工作流的“电子流程管理系统”将协助企业的流程再造、效率提升与成本降低。“会议追踪系统”可以帮助企业内部会议进行议题追踪处理，避免“议而不决、决而不行”的发生进而提升执行成效。“知识文件管理系统”可以帮助组织对内部知识文件进行控管及知识分享与教育训练，增强企业的竞争优势。“ISO文件管理系统”完整严谨的电子化ISO文管机制，节省大量人工成本，让ISO文件在快速发布与分享之际，仍能兼顾文件阅读权限的控管及安全性的考虑，真正落实ISO品质管理理念。在未来信息流通快速的 e 世纪中，提升组织对营运信息的管理能力与决策信息的完整性是企业生存的不二法门。