知识经济时代的到来，不少的企业都选择在企业或公司建立『知识管理经验库』，藉此把过去种种工作经验及作业规范予以累积，转换成结构性的知识库，使员工可查询知识库内相同或相类似的工作程序信息，同时将知识或经验发布并于企业内分享，以降低重复性工作的发生，进而形成相辅相成的局面。

　　神州数码所推出的『EasyFlow KMS知识文件管理系统』是协助企业运用Internet迈入知识经济时代的最佳运用典范。它是以 Web 技术 N-Tier 架构集成了Microsoft Windows 2000 Server、SQL Server，让不同应用软件、版本及不兼容计算机系统的用户，能随时、随地彼此分享信息。系统并可依企业多外点分布的实际情况采多知识文件服务器架构，将企业内重要原始知识文件及分享的知识文件分别置放于不同服务器来降低各文件主机负担，节省宝贵的企业网络带宽资源，平衡知识使用者读取文件速度。对于知识的攫取与使用，系统同时提供数种知识查询接口环境，让知识使用者随时随地取得所需知识。

　　 EasyFlow KMS知识文件管理系统是为了协助企业发挥组织智能、提升组织绩效，对企业内、外以及员工本身的关键知识，进行系统性的收集、储存、传递、分享、利用、增值与创造的最佳解决方案。系统的功能与特点如下

一、协助企业建立知识架构金字塔

　　如何将企业内隐形知识(个人主观的经验性、模拟性、具各别情境特殊性的知识)及外显知识(客观的理性知识、顺序性知识与数字知识)进行分类及建构知识的类别，是知识管理的一大核心动作。EasyFlow KMS提供一系列工具，让文管人员于设置企业内知识类别架构过程中，如同设置组织架构的方法将企业知识类别按照知识上下阶层的观念建构，将企业知识类别金字塔架构完整建立。

二、完整的知识文件生命周期管理流程

　　文管流程是知识管理底层系统搜集知识文件的重要工作流程，透过每一活动关卡设定的工作规则及条件，以一定的顺序将知识生命周期串联起来。EasyFlow KMS内建文管流程有知识文件新增流程、变更流程、作废流程、调阅流程，协助文管中心人员控管知识文件之一致性及安全性，同时降低了文管人员在实际文件上的负担，让您轻轻松松就完成文件管理。

三、企业宝贵知识安全控管

　　知识文件的安全控制为知识(文件)管理的另一个重要核心，为了避免企业宝贵的知识外流，因此对于知识(文件)的安全控制是相当重要的，诸如文件权限群组，文件的打印、储存、阅读时间管理都是文件安全控制需要注意的要点；EasyFlow KMS可以集成 MS Office与PDF 档案格式，并对文件进行每人每份文件的阅读管理记录、使用者对每份文件的使用起始、截止查阅时间的记录；在阅读时间控制方面，可限定个别文件开放时间，并针对个别文件设定阅读时间的长短。让您轻轻松松完成文件安全控管。

四、文件版本一致性控制，新旧分明

　　神州EasyFlow KMS通过文件修改码、状态码、作废码合并规格运算来控管文件版本一致性，确保流通在外的知识文件为最新版本文件，完全免除知识文件错误使用的昂贵代价。

五、知识文件应用轨迹完整纪录

　　企业的任何活动都需要有明确的目标与精确的量化数字作为控制与绩效的衡量，知识管理同样如此。EasyFlow KMS可以通过对知识文件的使用纪录与分析，协助企业进一步了解知识文件的运用成效。
系统保存知识文件使用的完整记录，可针对每一份文件统计其使用时间与次数，管理者可轻易分析文件的重要性与实用性，以作为后续加强文件维护的依据。并可按周、月等时间区段统计个人于知识库之使用时间，作为知识管理考核之依据。
神州数码EasyFlow知识管理系统提供一系列完整具体可行解决方案，如知识分类、知识搜集、知识整理、知识发布(流通)、知识分享、知识回馈修正审核、文件版本控制、维持组织异动后知识关联性完整性之工具等，可以协助企业快速掌握信息、迅速累积组织知识、创造并发挥企业智慧。通过神州数码知识管理系统可以协助管理者有效管理企业无形资产，推动企业学习与分享知识，进而创造知识分享的组织文化，并提升企业整体竞争优势。